Assistant / Assistante administratif / ve
L’assistant administratif assure le suivi administratif, financier et logistique des activités quotidiennes du cinéma. Il gère les plannings, les contrats, la régie, ainsi que les opérations commerciales et comptables, tout en maintenant un accueil de qualité et en veillant à la satisfaction des publics spécifiques (scolaires, partenaires, institutions…). Ce poste est principalement présent dans les structures de petite taille.
Missions principales :
Ces missions s’exercent sous la supervision et l’accompagnement des responsables de l’établissement :
- Gestion administrative des éléments liés à l’organisation du travail (planning, congés, contrats...)
- Suivi administratif, budgétaire et comptable
- Traitement des devis, bons de commande, facturation et relations fournisseurs
- Participation aux actions de communication physique et digitale
- Suivi des indicateurs d’activité et des outils de reporting
- Appui dans l'accueil des publics spécifiques (scolaires, partenaires, institutions…) et dans l'organisation d'évènements
Savoir-faire
Gestion administrative, budgétaire et comptable
- Organiser et suivre les plannings, budgets et documents administratifs
- Tenir le budget et assurer le suivi comptable
- Elaborer des devis, bons de commande et assurer le suivi des factures et paiements
- Réaliser des tâches de régie (avances, recettes, remboursements, recouvrements)
- Assurer le suivi des appels, mails, location de salles, devis, bons de commande et facturation
Suivi de l'activité et reporting
Appui logistique, commercial et relation aux publics
Communication et coordination interne
Savoir-être
- Travailler en équipe
- Faire preuve d'autonomie
- S’adapter aux changements
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Savoirs
- Fonctionnement de la chaîne de l'industrie cinématographique
- Règles administratives, comptables et budgétaires (CNC, TSA, régie).
- Outils informatiques (bureautique, Ressources SI...)
- Techniques de communication et de l'utilisation des réseaux sociaux
- Bases en législation du travail et normes d’hygiène et sécurité
Voies d'accès à l'emploi
Expérience requise :
Une première expérience dans l’administration ou la gestion dans une structure culturelle, associative ou publique est généralement souhaitée. Une expérience en lien avec la billetterie, la comptabilité, la gestion de planning ou la coordination d’activités administratives et logistiques est un plus.
Diplômes, formations :
Cet emploi est accessible avec un diplôme de niveau Bac + 2 à Bac + 4 en management et gestion des entreprises.
BTS gestion de la PME
DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion et management des organisations ou gestion des ressources humaines ou gestion comptable et financière
Licence pro mention gestion et développement des organisations, des services sportifs et de loisirs
Licence pro mention management et gestion des organisations
BUT spécialité gestion des entreprises et des administrations parcours gestion comptable, fiscale et financière
Diplôme de gestion et management des entreprises
Formations obligatoires :
En fonction du périmètre du poste, la personne peut être emmenée à exercer ses activités avec des habilitations obligatoires (sécurité incendie, premiers secours, habilitations électriques), pouvant être délivrées en interne lors de la prise de poste ou après l’embauche.
Environnement de travail
- Activité variée au sein d’une organisation pluridisciplinaire, en lien avec les équipes de direction, d’exploitation, de programmation et de maintenance
- Interactions régulières avec le public, les partenaires et les prestataires, nécessitant des qualités relationnelles et une posture de service
- Possibilité de télétravail partiel, selon les accords de l’organisation et la nature des missions administratives
- Cadre de travail polyvalent, combinant tâches de gestion, de coordination et de soutien opérationnel, au cœur du bon fonctionnement de l’établissement
